Τέλος στη γραφειοκρατία - Δώδεκα ερωτήσεις - απαντήσεις για όλα όσα πρέπει να ξέρει ο πολίτης

Το υπουργείο Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης αναδεικνύει τις παρεμβάσεις που ξεκίνησαν μέσα 2014, από την προηγούμενη μνημονιακή κυβέρνηση, όσον αφορά την κατάργηση των επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων, και επεκτείνει την υλοποίηση του μέτρου συνεχώς σε νέους φορείς. 

Με τον Ν. 4250/2014 τέθηκαν σε ισχύ διοικητικές απλουστεύσεις, με τις οποίες καθίστανται πιο ευέλικτες και αποδοτικές οι διαδικασίες για την εξασφάλιση εγγράφων που χρειάζονται οι πολίτες. Καταργήθηκε η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων που έχουν εκδοθεί από τις δημόσιες υπηρεσίες και τους φορείς που υπάγονται στη συγκεκριμένη ρύθμιση.

Επίσης, το Δημόσιο πλέον υποχρεούται να αποδέχεται και τα απλά, ευανάγνωστα φωτοαντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων, εφόσον αυτά έχουν επικυρωθεί αρχικά από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στη ρύθμιση (π.χ. απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που φέρει τη θεώρηση της αρμόδιας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του υπουργείου Παιδείας, ιατρική γνωμάτευση που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό κτλ.).

Παράλληλα, γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά τα ευκρινή φωτοαντίγραφα αλλοδαπών εγγράφων, υπό την προϋπόθεση ότι τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί πρωτίστως από δικηγόρο.

Τον περασμένο Αύγουστο η Γενική Διεύθυνση Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του υπουργείου, προς διευκόλυνση των πολιτών και επιχειρήσεων αλλά και των υπηρεσιών, είχε παρουσιάσει όσα ισχύουν για το θέμα αυτό. Μόλις στις 21 Οκτωβρίου 2015, εξέδωσε επικαιροποιημένη την αναλυτική καταγραφή όλων των στοιχείων, με βάση το άρθρο 1 ν. 4250/2014 - ΦΕΚ74/τ.Α΄/26-3-2014.

12 ερωτήσεις - απαντήσεις για όλα όσα πρέπει να ξέρει ο πολίτης

 Σε 12 ερωτήσεις και απαντήσεις αποκωδικοποιούνται όλα όσα πρέπει να γνωρίζει ο πολίτης αλλά και οι υπάλληλοι των υπηρεσιών σχετικά με τη ρύθμιση για την κατάργηση της υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων:

1. Ποιες υπηρεσίες και φορείς υποχρεούνται να εφαρμόσουν τη ρύθμιση;

Η ρύθμιση εφαρμόζεται στο Δημόσιο, στους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΟΤΑ), στα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου (ΝΠΔΔ), στα δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου (ΝΠΙΔ) που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005, καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των ΟΤΑ.

2. Πότε άρχισε να ισχύει η ρύθμιση;

Από τη δημοσίευσή του νόμου στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από τις 26.3.2014 (N. 4250/2014 ΦΕΚ Α΄ 74).

3. Σε ποιες συναλλαγές αφορά η ρύθμιση;

Η ρύθμιση αφορά στο σύνολο των συναλλαγών των ενδιαφερομένων με το Δημόσιο και δεν επιφέρει αλλαγές στη μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών αλληλογραφία. (σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13200/5-6-2014)

4. Η νέα ρύθμιση εφαρμόζεται στις Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές;

Ναι, οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, όπως το ΑΣΕΠ, υποχρεούνται να εφαρμόσουν τη ρύθμιση.

5. Πώς υποβάλλονται πλέον τα αντίγραφα εγγράφων στους υπόχρεους φορείς;

Έγγραφα εκδοθέντα από τους υπόχρεους φορείς: Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή των ακριβών αντιγράφων τους.

Ιδιωτικά και αλλοδαπά έγγραφα: Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, πλέον, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.

Σημειώνεται ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια έκαστης υπηρεσίας να εφαρμόσει τη νέα ρύθμιση αναλογικά και στα ιδιωτικά ημεδαπά και αλλοδαπά έγγραφα και να κάνει αποδεκτά τα απλά αντίγραφά τους από το πρωτότυπο, χωρίς να έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.

(σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11932/11-6-2014, είναι αναρτημένη).

7. Σε ποιες περιπτώσεις οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων;

Οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής, όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της εν λόγω ρύθμισης (λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α. τράπεζα, β. ιδιωτική εταιρεία, γ. συμβολαιογράφο, δ. εκκλησιαστικά ΝΠΔΔ, ε. Μεταφραστική Υπηρεσία του Υπουργείου Εξωτερικών, στ. δικαστήρια (ως μέρος του φακέλου της δικογραφίας).

8. Ενέργειες αρχών και υπηρεσιών που επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων.

Οι υπάλληλοι των διοικητικών αρχών και των ΚΕΠ που έχουν στην αρμοδιότητά τους τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων θα πρέπει να ρωτούν τον ενδιαφερόμενο πού θα υποβάλει το εν λόγω αντίγραφο, προκειμένου, εν συνεχεία, να προβούν στην επικύρωση ή μη του προσκομιζόμενου αντιγράφου με βάση τη νέα ρύθμιση. Ο υπάλληλος θα αρκείται στην προφορική δήλωση του πολίτη.

9. Επικυρώνεται αντίγραφο εγγράφου όταν ο ενδιαφερόμενος δηλώσει ότι το θέλει για το αρχείο του;

Ο αρμόδιος υπάλληλος δεν θα προβαίνει στην επικύρωση αντιγράφου εγγράφου στην περίπτωση που ο πολίτης δηλώσει ότι το «θέλει για το αρχείο του».

10. Διακίνηση εγγράφων με τηλεομοιοτυπία.

Τα έγγραφα τα οποία διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ και των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού πλέον δεν επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται είτε αυτά πρόκειται να χρησιμοποιηθούν από την ίδια την παραλαμβάνουσα Υπηρεσία είτε αυτά πρόκειται να χορηγηθούν στον ενδιαφερόμενο πολίτη, ο οποίος στη συνέχεια θα τα προσκομίσει σε υπηρεσίες και φορείς που υπάγονται στο ρυθμιστικό πεδίο του ν. 4250/2014.

Έγγραφα τα οποία -κατά τα ανωτέρω- διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των ΝΠΔΔ και των ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της υπηρεσίας προς την οποία αποστέλλονται μόνο στην περίπτωση που αυτά θα χορηγηθούν σε πολίτη, ο οποίος ακολούθως θα τα υποβάλει σε ιδιωτικούς φορείς που δεν εμπίπτουν στους αναφερόμενους στην προαναφερθείσα περίπτωση. (σχετικό έγγραφο: ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/11500/13.5.2014)

11. Η νέα ρύθμιση τροποποιεί τις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (Apostille) της Σύμβασης της Χάγης ή της προξενικής θεώρησης;

Η νέα ρύθμιση δεν επιφέρει καμία αλλαγή στις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (apostille) της Σύμβασης της Χάγης (ν.1497/1984) ή της προξενικής θεώρησης που τίθενται στο πρωτότυπο ή στο ακριβές αντίγραφο είτε των εγγράφων που υποβάλλονται σε φορέα της αλλοδαπής είτε των αλλοδαπών εγγράφων που υποβάλλονται εν συνεχεία στη χώρα μας. (σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11633/16.5.2014)

12. Σε ποιες ενέργειες οφείλει να προβεί κάθε υπηρεσία στις περιπτώσεις που διαπιστώνει, κατά τον διενεργηθέντα δειγματοληπτικό έλεγχο επί των κατατεθειμένων φωτοαντιγράφων, πλαστό έγγραφο;

Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ. 6 του άρθρου 22 του ν. 1599/86, όπως ισχύει, και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.

Κατόπιν τούτων, η υπηρεσία οφείλει να διαβιβάζει άμεσα την υπόθεση στην Εισαγγελία του τόπου που αυτή εδρεύει.

Πηγή